Có ai ghét viết cover letter tiếng Anh không? Nếu Có, thì bạn cũng giống mình, và có lẽ cũng ở trong 99% những người tìm việc hiện nay. Viết CV đã đủ mệt rồi, giờ phải bla bla thêm trong một văn bản mà chưa chắc nhà tuyển dụng đã đọc hay sao?
Contents
Viết cover letter tiếng Anh có cần thiết không?
Bản thân mình khá dị ứng với cover letter vì nó không cụ thể và nhiều dữ liệu như CV. Với mình, chỉ cần xem CV là đủ biết ứng viên có khả năng phù hợp với công việc hay không rồi.
>> Đọc thêm Hướng dẫn đầy đủ về cách viết CV của mình.
Ngoài ra, có rất nhiều nhà tuyển dụng ở Mỹ, châu Âu và Việt Nam cũng như mình. Nhìn thấy ai nộp cả CV lẫn cover letter thì thường bỏ qua hoặc dành rất ít thời gian để đọc, mà tập trung vào CV thôi.
Tuy nhiên, một số công ty mà mình thấy theo kiểu “già già, truyền thống”, và đặc biệt là các nhà tuyển dụng thị trường nói tiếng Đức gồm Đức – Áo – Thụy Sỹ thì rất coi trọng cover letter.
Kinh nghiệm của mình khi tìm việc ở Đức, và cũng nghe từ khá nhiều người bạn của mình đang làm việc ở Đức chia sẻ: Đa số nhà tuyển dụng kỳ vọng bắt buộc ứng viên phải nộp cover letter, cho dù họ nói đây là tài liệu optional (có hay không cũng được).
Đau đầu khi viết cover letter tiếng Anh – Chuyện không của riêng ai
Một ngày nọ, mình được một bạn hiện đang tìm việc ở Thụy Điển làm quen trên LinkedIn và đề xuất mình viết về cách viết cover letter. Bạn chia sẻ một số khó khăn khi viết cover letter như sau:
“Đối với em CV không phải là vấn đề nhưng cover letter mới là vấn đề, đặc biệt là nhiều công ty để mục này kiểu optional, nhưng em không biết optional có nghĩa là nice to have (có thì tốt), hay là optional nhưng mình cũng nên viết. Và em thường bị chậm lại trong quá trình nộp jobs do cái cover letter này.
Độ dài thì em nghĩ 1 trang thôi nhưng bố cục thế nào là ổn thì em không biết. Trước đây em nghĩ đến việc viết thành từng đoạn, nhưng sau này em còn xài cả bullet point (gạch đầu dòng).
Rồi cả những ý nào nên có trong cover letter (ví dụ như chỉ nói về những điều mà kinh nghiệm trước đây của mình có thể đóng góp cho công ty đang ứng tuyển thôi, hay còn phải nói gì khác nữa, ví dụ như mình nghiên cứu chút về công ty, nói là công ty đang làm các dự án XYZ nè, và nếu là tao thì tao sẽ…)
Rồi có cần phải nói về tính cách không? Rồi những hoạt động tình nguyện (các công ty vừa và nhỏ thì em thấy người không quan tâm chứ mấy công ty lớn hay quan tâm về chủ đề phát triển bền vững, phát triển con người, bảo vệ môi trường v.v.).”
Vậy trong bài viết này mình sẽ trả lời hết những câu hỏi của bạn, đồng thời đưa ra gợi ý về cách viết cover letter nhé.
Lưu ý:
Bạn sẽ tìm thấy rất nhiều trang hướng dẫn viết cover letter với các tip khá giống nhau. Mình cũng tham khảo một cách chọn lọc từ các trang này khi viết cover letter của mình, đồng thời tự phát triển thêm từ kinh nghiệm của bản thân.
Các tip của mình các bạn chỉ nên đọc để tham khảo, chứ nó không phải đúng tuyệt đối nhé.
Một số trang mình tham khảo: Bumble, Themuse.com.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo các mẫu cover letter và ví dụ về cách dùng từ tiếng Anh tại TopCV.vn và Ybox.vn.
Vai trò thực sự của cover letter tiếng Anh
- Ở Việt Nam / UK / Mỹ: Nói chung là không quan trọng.
- Ở những nước nói tiếng Đức như Đức – Áo – Thụy Sỹ: Rất quan trọng.
- Cover letter giống như trang bìa của bộ tài liệu tìm việc của bạn, bao gồm CV, chứng chỉ, bằng cấp, thư giới thiệu v.v. Người ta thấy bạn ứng tuyển thì sẽ đọc cover letter để có cái nhìn sơ qua về ứng viên trước khi đào sâu tới các tài liệu quan trọng kia.
- Vì vậy, khi viết cover letter, nên giới thiệu tổng quan về bản thân để cho thấy sự phù hợp với công việc, đồng thời nhắc đến những thứ mà trong CV khó mà thể hiện ra như: Sự quan tâm của bạn tới công việc đó, các kỹ năng mềm phù hợp với công việc.
Những gì KHÔNG NÊN đưa vào khi viết cover letter tiếng Anh?
- Những gì mang tính chung chung, bla bla, ai cũng tự nhận và tự đánh giá tích cực về bản thân, ví dụ như tính cách, các kỹ năng mềm mang tính đại trà chung chung không liên quan đến công việc đó và bạn không có ví dụ cụ thể để chứng minh.
- Nếu là người đi làm lâu năm: Không cần đưa các hoạt động tình nguyện vào. Ở đây mình không nói là như vậy là không tốt, nhưng hãy đưa những gì giá trị nhất để hỗ trợ cho bộ hồ sơ của bạn.
Còn nếu bạn là sinh viên, đang xin thực tập thì chưa có gì nhiều để kể và nên đưa vào để cho thấy thái độ tích cực năng nổ tham gia nhiều hoạt động.
- Những gì mang tính negative – tiêu cực, làm bạn mất điểm, cho dù đó là sự thật.
Ví dụ:
Chưa có nhiều kinh nghiệm: Cái này mình thấy khá nhiều bạn mắc phải, đấy là thiếu tự tin vào số năm kinh nghiệm của mình với công việc đó nên chủ động nhắc đến điều này trong cover letter cũng như khi phỏng vấn theo kiểu “TUY còn ít kinh nghiệm NHƯNG em học hỏi rất nhanh v.v.”
Điều này các bạn nên tránh, vì nó là lỗi “vạch áo cho người xem lưng”, trừ khi người ta chủ động xoáy vào việc đó. Thay vì thế, bạn hãy chỉ nói những gì tích cực thôi.
“Tôi là một người trẻ, nhiều năng lượng, có khả năng học hỏi rất nhanh và làm việc rất chăm chỉ, có trách nhiệm. Ví dụ như hồi ở công việc ABC tôi đã…”
- Trái với tự ti là tự tin thái quá. Nếu bạn chém gió quá đà trong cover letter với nhiều từ ngữ hoa mỹ, nguy hiểm quá mà nhìn CV đã thấy bạn còn ít kinh nghiệm thì nghe rất phô.
- Sử dụng các câu dài, phức tạp 3 – 4 dòng, sử dụng passive voice (thể bị động). Hãy viết câu ngắn từ 1 – 2 dòng và dùng các câu chủ động để thể hiện sự mạnh mẽ, tự tin.
Cấu trúc mình thường dùng khi viết cover letter tiếng Anh
Motivation – sự quan tâm với job ứng tuyển
Sẽ có những người khuyên bạn chém gió về motivation (sự quan tâm của bạn) với job đó theo kiểu bốc phét cũng được.
Nhưng kinh nghiệm của mình thì thấy: Bản thân mình mà không thực sự thích job thì mình rất khó để viết về motivation cho hay. Nghe sẽ bị khô cứng, không thật (dù mình là người làm Communication rồi đấy) và nhà tuyển dụng đọc qua sẽ biết thôi.
Do đó chỉ với job nào mình thực sự quan tâm thì mình mới dành thời gian viết cover letter, còn không thì mình chấp nhận rủi ro và chỉ gửi CV cùng với các tài liệu khác đi mà thôi.
Cấu trúc
Độ dài:
Tối đa 1 trang.
Bắt đầu: Lời chào
Dear Sir / Madam / HR Department of [company XYZ], hoặc nếu bạn biết tên của người nhân sự phụ trách tuyển job này thì đưa thẳng tên người đó vào sau “Dear …”
Đoạn 1: Giới thiệu qua mục đích viết
Chỗ này là standard nhé – tức là với cover letter nào cũng có đoạn này:
I am writing to apply for the position of [tên job] at your organization as posted on [kênh đăng job]. Please refer to my CV for your further consideration / your reference.
- Tên job: Nếu có cả job ID thì cũng nên đưa vào, do những công ty lớn có cực kỳ nhiều job ở nhiều thị trường tuyển dụng. Có ID thì họ sẽ tìm lại job đó dễ dàng hơn.
- Kênh đăng job: tốt nhất nên là website công ty, còn không thì sẽ là mạng xã hội hoặc job board bạn nhìn thấy job.
Đoạn 2: Nói về motivation với công việc và công ty
- Nếu đây là một công ty bạn thực sự muốn làm, do bạn đã nghiên cứu tìm hiểu và thích văn hóa / sản phẩm của công ty hoặc biết tiềm năng của công ty.
- Nếu đây là một công việc thực sự phù hợp với bạn về yêu cầu năng lực, tiềm năng phát triển. Ví dụ:
Hiện tại bạn đang ở mức năng lực A, nếu làm công việc B này thì bạn hoàn toàn làm được vì nó yêu cầu các kỹ năng / kiến thức hiện tại của bạn, đồng thời có tiềm năng giúp bạn phát triển lên mức tiếp theo trong sự nghiệp.
- Khi ấy bạn có thể viết như mình đây:
Đoạn 1:
I am writing to apply for the position of Social Media Manager 2B2 at your organization as posted on your company website. I found the job a perfect fit for me as it would allow me to capitalize on my Social Media and Digital Marketing experience and expertise as well as work in the field I have strong interests in: Climate change.
Đoạn 2:
For the last five years, I have been working for projects that provide environmental and climate change solutions for the society. My current position is Communication Specialist at [xxx], a world-class research institution with a focus on environment and landscape management topics. I have been tasked with leading the latest digital campaign on climate change of ABC to promote the institutional positioning at COP26. Before that, I had worked for various global institutions such as [xxx] and [xxx] to promote environmental and climate-friendly projects.
Đoạn 2 mình tập trung viết về các kinh nghiệm của mình để làm dẫn chứng cho motivation về các job liên quan đến Climate change – biến đổi khí hậu, do đây là chủ đề mình thực sự có hứng thú.
Đoạn 3: Nói về kinh nghiệm liên quan đến technical skills – kỹ năng cứng phù hợp với công việc đó.
Bạn cần nghiên cứu kỹ về job để hiểu job này yêu cầu kỹ năng cứng là gì, sau đó đưa ra ví dụ trong quá khứ. Ở các job trước đây, bạn đã tích lũy được những kỹ năng cứng này thế nào?
Ví dụ của mình:
For the last eight years, I have grown myself in the field of Social Media and Digital Marketing at various roles and in various industries:
- Various roles: Business Founder, Marketing Director, Marketing Communication Manager, Marketing Consultant, Media Analyst.
- Different industries: Social Development sector, Media Consulting, Media Analysis and Monitoring, Technology, Education, Transportation.
These experiences have formed my well-rounded Social Media and Digital Marketing skills and knowledge. I am confident that it is not common to find such a management-level candidate with a wide range of Social Media and Digital Marketing skills, from strategy and planning, market research, campaign conceptualization and implementation, lead conversion and awareness raising, branding strategy to key message and narrative framing.
Như bạn thấy, mình có dùng bullet point (gạch đầu dòng) khi phù hợp. Thực tế là trong lí thuyết về content writing (viết content), content theo dạng bullet point giúp tăng tính dễ đọc cho văn bản.
Ở các bullet point, mình liệt kê các job mình từng làm. Sau đó viết theo dạng đoạn để diễn giải các kỹ năng cứng (phù hợp và liên quan đến công việc ứng tuyển) mình tích lũy được qua các job đó.
Đoạn 4: Viết về 1 – 2 soft skills – kỹ năng mềm là thế mạnh của bạn và phù hợp với công việc bạn đang ứng tuyển
Ví dụ: Các job mình đang tìm là các job ở mức manager – quản lý. Vì vậy mình thường xoáy vào các kỹ năng mềm về giao tiếp, xây dựng mối quan hệ với những người quan trọng.
Working with and for global development institutions such as [xxx] and [xxx] has given me tremendous chances to perfect my stakeholder relationship skills. I am a confident and skilled network builder and developer, who could initiate and maintain effectively relationships with business partners, politicians, experts, the academia, the media and the public.
Đoạn 5: Nhắc lại nhanh về mối quan tâm và phù hợp với job, đề xuất phỏng vấn và đưa thêm email / số điện thoại của mình trong trường hợp nhà tuyển dụng cần liên hệ.
I would like to express again my strong interest in the position at your organization and believe that you would see how competent I am as a candidate at the interview.
Thank you very much. I look forward to hearing from you.
Kết bài:
Yours faithfully,
[Họ tên]
Lưu ý là bạn nên dùng “Yours faithfully” thì hoa mỹ và trang trọng nhất.
Trên đây là một mẫu cover letter mình thường sử dụng. Trong bài sau mình sẽ viết về cover letter riêng cho các thị trường tuyển dụng nói tiếng Đức nhé.
2 comment
Cover Letter rất chi tiết chị ạ. Em đi làm cả chục năm mà lúc nào nói đến cover letter là lại loay hoay. Hy vọng chị sẽ ra nhiều bài mới cho blog ạ.
ha ha như đã nói thì chị cũng siêu ngại viết cover letter mà :)) niềm đau không của riêng ai