Bài này kể lại câu chuyện mình giành được công việc hiện tại mình đang làm là Marketing Manager cho FSC (Forest Stewardship Council), một tổ chức phi chính phủ (NGO) trong lĩnh vực bảo vệ rừng và phát triển bền vững có trụ sở ở Đức và hoạt động ở nhiều nơi trên thế giới.
Chào các bạn! Vậy là sau một thời gian nghỉ ngơi khá dài (kéo từ Giáng sinh 2021 đến hết Tết âm lịch 2022), kịp quay về Việt Nam thăm gia đình bạn bè, mình vừa trở lại Đức để nhận công việc mới và giờ mới có thời gian ngồi viết blog tiếp cho các bạn đây.
Bài này mình sẽ kể lại với các bạn toàn bộ quá trình mình ứng tuyển vào công việc này và cách mình đã chuẩn bị.
Contents
Nguồn cơn thúc đẩy mình tìm việc Manager khi đang ấm chỗ ở Đức
Khi mới sang Đức vào cuối năm 2020, mình đã đặt mục tiêu: Năm 2021 tìm được việc đúng chuyên môn trong lĩnh vực Marketing & Communication, sau đó năm 2022 sẽ lên nấc thành Manager.
Ở công việc cũ, mình làm Communications Specialist và được sếp yêu quý và tin tưởng. Mình đã lên kế hoạch để được sếp cất nhắc lên vị trí mới. Những tưởng kế hoạch của mình suôn sẻ, ai dè mọi sự đảo lộn khi sếp mình, Director of Communication, bất ngờ nghỉ việc chỉ trong 1 tuần. Thế là chỉ sau 1 tuần mình không còn sếp, “mất ô”, không còn ai che chở và ủng hộ.
Từ lúc đó mình đã nhìn trước là kế hoạch của mình sẽ đổ bể. Việc không còn người che chở sẽ khiến công việc của mình rất khó khăn, nếu không muốn nói là chưa chắc đã trụ được.
Vì vậy, vào cuối tháng 9/2021, khi sếp mình nghỉ việc, mình bắt đầu lên kế hoạch tìm việc mới.
Mình bắt đầu ứng tuyển như thế nào?
Như đã kể ở bài trước, mình gửi tầm 50 đơn trong vòng 2 tháng và chỉ ứng tuyển vào các vị trí Manager. Mình tạo các job alert trên LinkedIn và Stepstone (cách tạo job alert thế nào thì các bạn có thể tham khảo tại đây) và không dùng các kênh khác, vì sau 1 lần kinh nghiệm tìm việc ở Đức thì mình đánh giá đây là 2 kênh hiệu quả, đạt tỉ lệ phản hồi từ nhà tuyển dụng cao nhất.
Mình chia thành 3 hướng: Marketing Manager, Digital Marketing Manager và Content Marketing Manager, là 3 hướng mà mình thấy đạt được 2 điều kiện: i/ phù hợp với kinh nghiệm và năng lực của mình, ii/ nhiều job trong mảng Marketing & Communication ở Đức.
Đây cũng là lưu ý cho các bạn tìm việc: Các bạn phải xác định được định hướng tìm việc dựa vào 2 điều kiện này, rồi tạo ra CV phù hợp cho từng định hướng thì cơ hội được gọi đi phỏng vấn mới cao.
Như vậy, sau khi xác định ra 3 hướng này, mình tạo ra 3 CV và gửi hàng loạt thì mình mới có thể vừa rải được nhiều đơn, vừa tăng cơ hội phỏng vấn.
Phải nói là trong 50 job mình đã gửi đi, thì job mình vừa giành được là job mà ngay khi nhìn thấy nó, mình đã biết là phần thắng là cao nhất. Còn vị trí Digital Media Manager ở AB Inbev thật ra được gọi phỏng vấn là hên xui, là kết quả của việc gửi đơn hàng loạt.
Vì sao mình lại biết job này là job có phần thắng cao nhất?
Job này tên là Marketing Manager cho tổ chức FSC – Forest Stewardship Council. Nghe tên thì lạ nhưng mình chắc khi thấy logo thì bạn sẽ thấy là bạn đã bắt gặp nhiều lần trên các bao bì làm từ giấy hoặc tái chế rồi.
Đây là một tổ chức có sứ mệnh bảo vệ rừng. FSC cung cấp bằng, chứng nhận cho các công ty đã sử dụng nguyên vật liệu từ gỗ một cách bền vững và tham gia vào việc bảo tồn rừng, chống biến đổi khí hậu. Trong thời gian gần đây, chủ đề Biến đổi khí hậu là chủ đề rất nóng ở các nước phát triển. Nhu cầu cho các sản phẩm dịch vụ liên quan tăng chóng mặt.
Vị trí này phù hợp với mình vì:
- Lĩnh vực hoạt động của FSC chính là lĩnh vực hoạt động của tổ chức mình đang làm việc, và liên quan nhiều tới các dự án mình đã làm ở Việt Nam (ở Việt Nam mình từng làm 4 năm trong các dự án Giao thông xanh và Giảm rác thải nhựa cho ADB và WWF). Nói cách khác, mình vừa có nhiều kiến thức và kinh nghiệm trong ngành (industry) này, vừa thích làm trong lĩnh vực này.
- Chuyên môn Marketing & Communication cũng là chuyên môn mà mình đã tích lũy trong suốt hơn 10 năm làm việc cho cả các công ty và các tổ chức NGO. Mình còn từng khởi nghiệp ở Việt Nam và xây dựng được chiến lược Marketing thành công nữa.
Như vậy các bạn thấy: Phần thắng cao nhất sẽ thuộc về người phù hợp với công việc và công ty nhất, vừa có khả năng đáp ứng chuyên môn, vừa quen thuộc với lĩnh vực hoạt động của công ty/tổ chức.
Bài học rút ra cho các bạn: Nếu thấy có công việc nào đáp ứng được 2 yếu tố: rất phù hợp với chuyên môn mạnh nhất của bạn (tích lũy được qua các kinh nghiệm làm việc và hoạt động xã hội), và lĩnh vực của công ty trùng với lĩnh vực hoạt động của nhiều tổ chức bạn từng làm, thì khả năng thành công khi ứng tuyển cao nhất và bạn nên dành thật nhiều thời gian để làm CV và phỏng vấn cho job đó.
Quá trình ứng tuyển vào FSC của mình như thế nào?
Phải nói là quy trình ứng tuyển của các NGO thường khá lâu. Mình từng kinh qua khi ứng tuyển cho công việc đầu tiên ở Đức. Và đối với công việc Marketing Manager này, quy trình y hệt như vậy:
- Mình ứng tuyển từ đầu tháng 10
- Đến tuần cuối tháng 11 mới được gọi phỏng vấn. Như vậy mình đoán quy trình là: Đăng tuyển 1 tháng và lọc hồ sơ 1 tháng.
- Cuối tháng 12 biết kết quả
- Tháng 1 ký hợp đồng
- Tháng 3 bắt đầu làm việc
Tuần cuối cùng của tháng 11, mình nhận được email từ HR của FSC và mời mình phỏng vấn. Trước khi phỏng vấn họ yêu cầu mình viết câu trả lời cho 2 câu hỏi:
- Why FSC? Như mình đã nói: Việc đưa ra động lực làm việc cho tổ chức được các nhà tuyển dụng bên này rất quan tâm. Vì sao bạn lại chỉ muốn làm cho họ, mà không phải cho đối thủ của họ hay cho một tổ chức trong ngành khác?
- Why you? Tại sao chúng tôi nên chọn bạn cho vị trí này? Cái này là câu hỏi kinh điển rồi.
Khi họ bắt đầu sang bước gọi phỏng vấn thì lại rất nhanh. Ngay khi họ gửi email báo phỏng vấn, cuộc phỏng vấn diễn ra chỉ sau đó 1 – 2 ngày.
Sau cuộc phỏng vấn, ngay ngày hôm sau mình nhận được tin đã đỗ sang vòng sau. Họ sẽ cho mình làm 1 case study trong vòng 3 ngày. Mình có cuối tuần để làm và Thứ 2 gửi lại cho họ, rồi Thứ 4 mình phải thuyết trình case study đó cho Hiring Manager và Giám đốc bộ phận.
Tất cả diễn ra chỉ trong đúng 1 tuần. Thế mà khi quá trình phỏng vấn và test kết thúc, mình không nghe gì thêm từ họ trong suốt tháng 12. Mình đã phải email vài lần, thậm chí xài đến chiêu giả vờ đang có bên khác offer nên mình cần biết sớm để ra quyết định. Thế mà họ vẫn không cung cấp cho mình thông tin gì.
Đến tối ngày 24/12, mình mới nhận được email thông báo họ quyết định sẽ chọn mình và sau kỳ nghỉ Giáng sinh sẽ tiến hành nốt các thủ tục. Khi ấy mình mới thở phào nhẹ nhõm.
2 vòng phỏng vấn và thuyết trình
Vòng 1
Vòng 1 là vòng phỏng vấn với HR và Hiring Manager (hay Line Manager).
Bạn sếp của mình khá trẻ, chỉ tầm 30 tuổi. Trước khi phỏng vấn mình đã mò vào LinkedIn của sếp để xem lí lịch trích ngang, hiểu background và đánh giá qua về phong cách của con người này, đặng có cách tiếp cận phù hợp. Nam và trẻ, ảnh LinkedIn trông khá cool ngầu nên mình đoán là phong cách trẻ trung, nhanh nhẹn, không quá câu nệ lời lẽ hoa mỹ, thích giao tiếp thẳng thắn không vòng vèo.
Mình cũng đọc lại thật kỹ bản Job Description, nghiên cứu tổ chức và các sản phẩm dịch vụ để dự đoán họ đang tìm kiếm một người như thế nào, và mình cần xây dựng câu trả lời thế nào cho thấy mình phù hợp với bản JD đó.
Các bạn có thể xem cách mình chuẩn bị câu trả lời trong các bức ảnh dưới đây, chụp trực tiếp từ sổ của mình. Phải nói là mình có thói quen này từ hồi xây nên Impactus, khi mình phải nghiên cứu, phân tích, động não các vấn đề khó. Mình thấy viết ra là một cách vô cùng hữu hiệu để brainstorm các vấn đề quan trọng, đồng thời mình nhìn luôn từ sườn đó để nói thì bài nói cũng rất có logic.
Điểm này mình thấy nhiều bạn trẻ bây giờ không làm, do các bạn quá dựa dẫm vào các thiết bị công nghệ và nghĩ việc viết ra là cách làm của “người già”. Nhưng viết ra có công dụng vô cùng kỳ diệu các bạn ạ.
Mình cũng dự đoán trước: Chắc chắn họ sẽ hỏi vì sao mình mới làm ở chỗ hiện tại chưa đầy 1 năm đã chuyển. Thường ở Đức thì họ gắn bó với 1 tổ chức ít nhất 2 năm, và thường là 4 – 5 năm mới chuyển. Có người còn làm 10 năm trở lên. Vì vậy việc mình chưa làm ấm chỗ 1 năm đã chuyển là một vấn đề dễ gây thắc mắc, có thể do tính cam kết của mình.
Khi vào phỏng vấn, như thường lệ, cả HR và Hiring Manager giới thiệu về tổ chức và về bộ phận của mình. Mình quan sát Hiring Manager thấy bạn này nói chuyện rất nhanh và nói hay nữa. Nên cách mình nói cũng phải ngang bằng tốc độ. Đây là kỹ thuật Mirroring trong giao tiếp ở cấp độ Advanced. Trong 1 bài khác mình sẽ bàn thêm về kỹ thuật này.
Khi họ bắt đầu nói, mình cũng lịch sự hỏi: “Tôi có một quyển sổ ở đây để ghi chú lại những điểm quan trọng. Hi vọng các bạn không ngại.” Và tất nhiên họ không ngại rồi. Họ còn đánh giá mình chuẩn bị tốt và kỹ năng giao tiếp tốt, đồng thời tôn trọng quyền riêng tư (vốn là chủ đề nóng ở châu Âu) nữa chứ.
Khi nghe bạn này nói về bộ phận Marketing, mình ghi nhanh lại tất cả các điểm chính và bắt đầu tư duy xem mình nên bổ sung thêm những ý gì nữa vào câu trả lời từ các điểm này.
Đến đoạn giới thiệu bản thân, mình dùng công thức Story telling (trái với công thức mình vẫn hay dùng cho câu này ở các cuộc phỏng vấn khác), kể lại quá trình hơn 10 năm trước mình đi du học ở UK, rồi quay về Việt Nam làm việc, sau đó sang Đức. Mình cũng giải thích việc sếp mình đột ngột nghỉ việc, một sự kiện cho thấy đây là 1 tổ chức có nhiều vấn đề, từ đó mình quyết định đã đến lúc rời đi tìm chốn mới.
Nghe đến đây, cả HR và Hiring Manager mặt dãn hết cả ra. Họ nói: “Uh, may quá bạn vừa giải thích vì tôi cũng đang định hỏi vì sao bạn quyết định nghỉ việc.”
Mình cố tình đưa ra chủ đề này là để xóa tan mối nghi ngờ của họ với mình. Khi đó, tâm lý của họ với mình sẽ trở nên tích cực hẳn.
Còn lại thì cuộc phỏng vấn gồm các câu hỏi thuộc dự kiến và sự chuẩn bị của mình rồi, mình chỉ còn nhớ 1 số câu như:
- Tell me about a challenge when you had to deal with relationship management. How did you handle it? (Kể về một vấn đề quan hệ đối tác bạn từng gặp phải và cách bạn xử lý)
- How do you want to develop further in the field of Marketing? (trong thời gian tới bạn muốn phát triển như thế nào trong lĩnh vực Marketing)
Câu này thì mình chọn lĩnh vực Digital Marketing, vì đây vừa là lĩnh vực mình muốn đào sâu (vốn là lợi thế của người Việt Nam khi làm Mar-com ở châu Âu), vừa là lĩnh vực mình thấy FSC đang còn khá non trẻ, còn nhiều đất để phát triển.
- HR hỏi mình ở cuối buổi phỏng vấn: Are you willing to commute everyday to Bonn? (Bạn có sẵn sàng đến văn phòng hàng ngày không?) Mình ở Koblenz, nếu đến văn phòng hàng ngày có nghĩa là mình phải đi tàu mỗi ngày khoảng 80km. Tất nhiên mình cứ gật đầu cái đã. Khi nào giành được job thì tính tiếp. Mình nói: Với công việc cũ họ cũng hỏi tôi như vậy. Khi nhận việc tôi đã chuẩn bị tinh thần đi làm hàng ngày rồi.
Vòng 2
Vòng 2 thì không còn HR nữa mà thay vào đó là sếp mình và trưởng bộ phận Sales & Marketing (sếp của sếp).
Mình cũng vào LinkedIn để xem profile sếp của sếp thế nào.
Mình đánh giá: Cả sếp lẫn sếp của sếp đều có điểm chung với mình là: Xuất phát điểm sự nghiệp làm cho các công ty (private sector), sau đó lại làm cho FSC (NGO). Vì vậy cách tư duy giống nhau và cũng trải qua những khó khăn giống nhau. Mình cần lôi điểm này ra ở vòng này.
Mới vào phỏng vấn, mình quan sát thấy sếp của sếp có cách giao tiếp chậm rãi, chắc chắn, nên mình lại xoay cách nói chuyện thành kiểu từ tốn chắc chắn, không bắn tốc độ như ở vòng 1 nữa.
Sau bài thuyết trình khoảng 30 phút (tất nhiên mình cũng tập thuyết trình trước 2 lần rồi), phần Q&A sếp mình hỏi vài câu về chuyên môn nhưng không làm khó được mình.
Sếp lớn hỏi mình 2 câu khá hay:
- Which creative ideas do you have for this campaign? (Bạn có ý tưởng sáng tạo nào cho campaign này?) Phải nói điểm yếu của mình là sáng tạo. Nhưng mình dại gì tự nhận điểm yếu. Mình trả lời là điểm này có thể thảo luận với team Creative và các thành viên trong team Marketing. Tôi xem qua các kênh Social media của FSC thì thấy các sản phẩm truyền thông rất sáng tạo và hay nên tôi chắc là các đồng nghiệp sẽ không thiếu các ý tưởng sáng tạo. Như vậy vừa giải quyết được vấn đề “sáng tạo” của campaign, vừa là cơ hội ca ngợi nhà tuyển dụng.
- From how you described your current job, it seems like it doesn’t really fit with your style (từ cách bạn kể về công việc và môi trường hiện tại thì có vẻ bạn không hợp với nó lắm). Chỗ này mình đánh giá cao sếp lớn vì đôi mắt tinh tường. Mình chưa nói gì mà sếp đã nhìn ra.
Nên mình trả lời: “Đây là một nhận định rất tinh tường. Đúng là như tôi đã nói trong vòng 1, thật ra tôi xuất phát làm cho các công ty, nên giờ làm cho 1 tổ chức NGO thì cách làm Communication tôi thấy không phù hợp lắm. Tôi xem qua LinkedIn của ông và Trevor (sếp mình) thì thấy cả 2 người cũng giống tôi, cũng từ mảng kinh tế tư nhân nên tôi nghĩ cách chúng ta tư duy và làm việc sẽ phù hợp với nhau.”
Đây là 1 kỹ thuật giao tiếp khác là “build rapport”, tức là tìm điểm chung giữa 2 bên. Mình sẽ viết vào 1 bài khác.
Bạn thấy đó. Để tìm được việc ở châu Âu là 1 hành trình không hề dễ dàng, đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và sự chuẩn bị, từ việc định hướng đúng tới viết CV, trả lời phỏng vấn. 1 cuộc phỏng vấn thành công được là nhờ sự chuẩn bị và rất nhiều kỹ năng mềm khó như kỹ năng logical thinking, kỹ năng mirroring, kỹ năng rapport building, kỹ năng thấu hiểu và phản ứng v.v. Keyword của mình với các bạn là OVERPREPAREDNESS. Chuẩn bị kỹ điên cuồng, thậm chí nghe có thể kỹ quá đáng. Nhưng chuẩn bị thật kỹ mới thắng được nhé các bạn. Và không chỉ chuẩn bị trong 1 – 2 tuần, mà đây là sự chuẩn bị và tích lũy qua nhiều năm mới hái được trái ngọt. Vì vậy các bạn nên chuẩn bị càng sớm càng tốt, ngay từ khi còn đi học.
1 comment
Cảm ơn bài viết chia sẻ của chị ạ. Em sẽ lưu
ý các kỹ năng chị đề cập trong bài viết.