6 tháng đầu tiên ở chỗ làm mới thì làm gì? Lo lắng hoang mang không biết làm gì là 1 phong cách. “Chill đi không phải nghĩ nhiều” là 1 cách khác. Còn mình vốn là 1 người làm gì đều tính toán trước nên kể cả việc này cũng không ngoại lệ. Trước khi bắt đầu công việc nào đi nữa thì mình cũng đều làm các bước sau, và chúng trở thành công thức khiến mình có chỗ đứng thuận lợi ở chỗ làm mới.
Bài này đặc biệt phù hợp cho những bạn mới đi làm hay chuẩn bị đi làm ở công sở Tây, nơi có rất nhiều quy định và phép tắc ứng xử ngầm khó khăn hơn Việt Nam. Nhưng những bạn ở Việt Nam cũng có thể tham khảo để giúp sự nghiệp bạn phát triển nhanh hơn nữa.
Contents
Vai trò của 6 tháng đầu tiên
Vì sao mình lại chọn 6 tháng mà không phải 3 tháng hay 9 tháng? 6 tháng là quãng thời gian trung bình để bạn có thể vừa làm quen, vừa học hỏi, vừa xây dựng chỗ đứng ban đầu ở môi trường mới.
Đặc biệt, ở Đức thì thời gian thử việc là 6 tháng, khít với định nghĩa trên.
Vậy 6 tháng đầu tiên có vai trò gì? Không phải tự dưng mà họ đặt đây là thời gian thử việc nhé.
- Thứ nhất, đây là quãng thời gian để nhà tuyển dụng mới đánh giá chung về bạn, xem năng lực của bạn có làm được việc không, thái độ làm việc thế nào, tính cách bạn có phù hợp với văn hóa tổ chức không. Nếu không thì họ có thể bye bye bạn mà không bị ràng buộc về pháp lý trong khoảng này.
- Thứ 2, về hướng ngược lại, nó cũng cho bạn khoảng thời gian để đánh giá mình có phù hợp với công việc và tổ chức này không. Như vậy trong 6 tháng này nếu bạn có offer chỗ khác thì về lí thuyết bạn cũng hoàn toàn có thể. Thực tế là trong 6 tháng này, không ít trường hợp đứt gánh giữa đường, từ phía nhà tuyển dụng hoặc từ phía bạn.
- Thứ 3, điều này không ai nói với bạn mà bạn nên tự hiểu (và không phải ai cũng hiểu). Mình cho rằng đây là quãng thời gian quan trọng nhất của bạn ở chỗ mới. Nếu bạn có chiến lược và biết tận dụng nó, nó sẽ tạo cho bạn 1 nền tảng tốt để sau này phát triển thuận lợi và nhanh hơn đồng nghiệp về sau.
Ngoài ra, lúc này là lúc bạn làm tốt thì ảnh hưởng sẽ rất tốt, còn nếu bạn mắc lỗi thì cũng dễ được tha thứ hơn bởi vì “bạn còn mới”.
Với mình, mình luôn tập trung vào 2 mục tiêu trong 6 tháng đầu: Chứng minh năng lực và Xây dựng uy tín và các mối quan hệ. Trong đó mục tiêu thứ 2 quan trọng hơn mục tiêu thứ nhất.
Chứng minh năng lực thế nào?
Bạn cần chứng minh bạn làm tốt công việc được giao. Còn cao hơn nữa thì bạn làm xuất sắc hơn mong đợi.
Đầu tiên, hãy luôn là người chủ động, đừng bị động chờ sếp bắt đầu trước. Bằng việc chủ động trước, sếp sẽ đánh giá bạn rất cao vì sếp đỡ mất công suốt ngày đi hò, đi thúc đít bạn. (Bạn sẽ ngạc nhiên là đa số nhân viên không chủ động và nỗi đau của 1 người sếp là luôn phải đi hò nhân viên, lâu ngày thật ra họ rất mệt với việc đó.)
Trước khi bắt đầu đi làm chính thức, mình đã liên hệ với sếp mới hỏi xem mình có cần chuẩn bị gì không, có tài liệu nào mình cần đọc trước không. Thậm chí mình cũng đề xuất 1 cuộc họp trước để sếp tóm tắt về các đầu việc, dự án mình sẽ được giao trong những ngày đầu tiên.
Trong buổi này, mình cũng làm rõ với sếp về kỳ vọng giữa 2 bên, nhất là xem kỳ vọng của sếp với mình trong 6 tháng đầu là gì. Ngoài ra sếp có lời khuyên gì cho mình để bắt đầu tốt nhất không.
Mình cũng tạo 1 kế hoạch hành động (work plan) cho 6 tháng. Kế hoạch này bao gồm:
- Nghiên cứu tìm hiểu tổ chức, phòng ban, team của mình, công việc của mình, sản phẩm, khách hàng v.v.
- Xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án của mình, rồi chia nhỏ mỗi dự án thành các đầu việc nhỏ hơn, thời gian cho các dự án (bắt đầu, kết thúc, lúc nào làm gì)
- Xác định xem để hoàn thành được dự án, mình có đủ 100% năng lực và nguồn lực không? Nếu thiếu thì cần bổ sung bằng cách nào? Cần hỗ trợ gì từ công ty, đồng nghiệp và sếp? Sau đó đề xuất với sếp để được hỗ trợ.
Nhiều bạn mới đi làm thì ngại xin sếp hỗ trợ vì sợ bị đánh giá kém năng lực. Nhưng nếu đề xuất hỗ trợ của bạn hợp lí, bạn chứng minh là sau khi tìm hiểu phân tích kỹ, 1 mình bạn không thể làm được do thiếu thông tin, thiếu mối quan hệ v.v. thì sếp sẽ không ngần ngại tạo điều kiện, vì cuối cùng thì sếp bạn là người phải chịu trách nhiệm với công ty nếu dự án thất bại. Sếp còn đánh giá cao bạn vì sự chủ động và biết giao tiếp nữa.
Ngoài ra nếu bạn thấy bạn còn có thể làm tốt hơn nữa nếu được đi học thì cũng đừng ngại đề xuất xin đi học những khóa chi phí không quá cao. Vừa có lợi cho bạn, vừa có lợi cho công ty mà thôi.
- Đặc biệt, mình coi những buổi 1 – 1 với sếp trực tiếp hàng tuần là rất quan trọng. Ở châu Âu có văn hóa mình thấy rất hay, đó là nhiều sếp hàng tuần sẽ họp 1 – 1 trong 1h với nhân viên. Những buổi họp này giúp bạn update tình hình các dự án của bạn, xin sự hướng dẫn và hỗ trợ từ sếp ở nhiều khía cạnh khác nhau. Bạn có quan ngại gì cũng có thể “bỏ nhỏ” với sếp ở đây.
Nếu bạn không có những buổi này, hãy đề xuất với sếp bạn. Việc này cực kỳ quan trọng, lí do thì mình sẽ tiếp tục chia sẻ ở phần sau.
- Xây dựng uy tín cá nhân và xây dựng các mối quan hệ: Xác định xem mình cần xây dựng mối quan hệ với những ai để có thể làm tốt công việc.
Mỗi việc của bạn đều có thể coi là 1 dự án của chính bạn. Hãy nghĩ xem toàn bộ những người sẽ liên quan tới dự án này là ai, tầm quan trọng của họ với thành công của dự án như thế nào.
1 công cụ mình rất hay dùng để phân tích con người là stakeholder’s map (bản đồ những người liên quan).
Càng đi làm, bạn sẽ càng thấy yếu tố con người và các mối quan hệ quan trọng trong công việc thế nào. Càng lên cao, kỹ năng con người càng quan trọng hơn năng lực chuyên môn bởi ở vị trí cao thì bạn có thể tuyển nhiều người chuyên môn giỏi để làm cho bạn, nhưng vai trò của bạn phải làm việc rất nhiều với các phòng ban khác, với sếp, với nhân viên của mình v.v.
Mình giải thích qua:
- Cột nằm ngang là Interest, tức là mức độ quan tâm / liên quan của người đó với công việc của bạn.
- Cột dọc là power, tức là quyền lực / chức vụ của người đó.
Như vậy, sếp trực tiếp của bạn sẽ thuộc góc phần tư I do công việc của họ liên quan trực tiếp đến công việc của bạn, và quyền lực của họ cao. Khách hàng cũng thuộc nhóm này. Nhóm này là nhóm quan trọng nhất, bạn cần tương tác nhiều nhất và quản lý mối quan hệ tốt nhất.
Còn các sếp to thì thuộc góc phần tư thứ II, do quyền lực của họ cao nhưng lợi ích / mối quan tâm của họ khác xa so với bạn. Nhóm này cũng quan trọng nhưng không bằng nhóm I. Bạn sẽ muốn họ biết đến bạn nhưng không quá thường xuyên và cố gắng chuyển họ sang nhóm I về lâu dài. Bạn nên nghĩ xem chiến lược để làm vậy là gì?
Nhóm III, thường là đồng nghiệp trong team bạn, là những người có cùng mối quan tâm nhưng không có quyền lực để tác động lên công việc bạn. Còn nhóm IV là đồng nghiệp khác team chẳng hạn, vừa không quan tâm, vừa không có quyền lực. Những nhóm này thì bạn nên thỉnh thoảng update thông tin như không cần quá lưu ý.
Một khi bạn liệt kê tất cả những người có liên quan và xếp vào các góc phần tư như trên, bạn đã có hình dung cụ thể hơn: Ai là người mình nên xây dựng mối quan hệ 1 cách chiến lược rồi.
Nói về stakeholder’s map này, mình xin dẫn sang phần 2.
>> Nếu bạn quan tâm đến viết CV: Hướng dẫn đầy đủ nhất về viết CV tiếng Anh.
Xây dựng uy tín cá nhân và các mối quan hệ
Mục tiêu này với mình là mục tiêu quan trọng nhất trong 6 tháng, quan trọng hơn chứng minh năng lực, nhưng thường bị mọi người bỏ qua. Nhất là người Việt và người châu Á, hay có tâm lý xấu hổ, ngại, hoặc đánh giá việc phải đi xây dựng personal brand, đi quan hệ là cái gì đó không hay.
Nhưng thật ra việc này là việc đương nhiên phải làm, vì nếu không ai biết bạn là ai thì đến khi có cơ hội ngon, ai dám giao cho bạn?
Còn mình không cổ xúy cho việc chỉ mải đi đánh bóng bản thân, không tập trung vào năng lực chuyên môn. Chuyên môn thì bạn đương nhiên phải làm tốt rồi, vì nếu đến chuyên môn còn không làm được thì ai dám giữ bạn? Song song với chuyên môn giỏi, bạn phải đi “khoe” với người khác về điều này nhé.
Phần này vì vậy mình sẽ bỏ qua không bàn về chuyên môn, mà chỉ tập trung vào phần “self-promotion”, đi quan hệ như thế nào thôi.
Để làm được điều này, bạn cần “tỏ ra” (tất nhiên bạn cũng có thật nữa) là người có năng lực và khéo léo, nhất là với nhóm I và II.
Xây dựng mối quan hệ với sếp trực tiếp
Mình luôn nói với các mentee của mình rằng: “Không phải khách hàng, không phải sếp to, mà sếp trực tiếp mới là người quan trọng nhất trong sự nghiệp của bạn.”
Vì sao?
Đây là người có thể tạo cơ hội cho bạn, cũng có thể “diệt” bạn khiến bạn không còn chỗ dung thân. Nếu sếp trực tiếp quý và tin bạn, họ sẽ bảo vệ quyền lợi cho bạn, giúp bạn tăng lương, giúp bạn đi học nâng cao trình độ, đi kể về thành tích của bạn cho các sếp cao hơn, nâng đỡ cho bạn thăng tiến, đưa cho bạn các dự án bạn thích v.v.
Còn nếu họ không ưa bạn thì họ sẽ là người nói với HR là cần sa thải bạn, bạn sẽ rất khó khăn trong các công việc hàng ngày vì không nhận được hướng dẫn, hỗ trợ, không có việc hay ho để làm, và tất cả những thứ ở trên cũng không có…
Với tất cả các sếp trực tiếp, mình đều đặt mục tiêu: Trong 6 tháng mình phải trở thành cánh tay phải của sếp. Sếp gặp khó khăn gì cũng nghĩ đến mình đầu tiên, chia sẻ các tin nội bộ cho mình, tin tưởng mình để giao các dự án quan trọng v.v.
- Mình sẽ ngồi mò tài khoản LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram của sếp để đọc các bài post, đánh giá xem sếp là người thế nào.
- Mình sẽ dành nhiều thời gian quan sát sếp với bất kỳ cơ hội tiếp xúc với sếp, trực tiếp hay gián tiếp, trong cuộc họp 1 – 1, với team mình, với team khác, với công ty, với các sếp, qua email v.v. phân tích cách sếp làm việc, giao tiếp, xem họ thích cái gì, không thích cái gì để thể hiện mình có những cái họ thích.
- Ví dụ, mình để ý khi sếp mình họp 1 – 1 với sếp cao hơn, sếp mình thường liệt kê hết các đầu việc cần bàn qua email trước khi họp. Vì vậy mình cũng bắt chước, hỏi sếp mình là sếp có muốn mình làm như vậy khi họp 1 – 1 không. Sếp mình Yes!!! ngay lập tức và rất hài lòng.
- Tiếp theo, mình luôn tìm cơ hội cho sếp biết mình đang làm gì để họ yên tâm là mình đang làm việc chăm chỉ. Thời buổi làm việc online, lúc đầu họ sẽ chưa tin mình ngay. Nếu mình không có cách cho sếp biết mình đang làm gì thì họ có thể nghĩ mình lười, làm việc riêng.
Làm thế nào để luôn cho sếp biết mình đang làm việc chăm chỉ 1 cách “tinh tế”? Đấy là thường xuyên hỏi ý kiến sếp qua chat, qua email, forward các email mình làm việc với các phòng ban khác rồi nhờ sếp xác nhận xem làm vậy đã đúng chưa, mình đang cần thêm tư vấn chỗ này từ sếp v.v.
Việc này còn có 1 lợi ích khác: Nếu sếp trực tiếp của bạn còn trẻ và có 1 vài mối bất an nào đó, ví dụ năng lực chuyên môn không bằng bạn, thì việc hỏi ý kiến sếp cho thấy mình tôn trọng họ và khiến họ cảm thấy an toàn vì mình không có ý định vượt mặt họ.
- Bước cuối cùng, nếu bạn làm được cả bước này thì quá bá đạo. Đấy là ngoài làm tốt các việc được giao, bạn có thể quan sát xem hiện tổ chức đang có nhu cầu / vấn đề gì lớn mà bạn có thể giải quyết. Đọc Báo cáo và Chiến lược công ty, quan sát các phòng ban đang có tập trung vào đâu, hỏi sếp về các vấn đề đang nhức nhối v.v. Rồi đề xuất hướng xử lý 1 cách hiệu quả và xung phong nhận xử lý các vấn đề đó. Điều này sẽ giúp bạn dần giành được vị thế chiến lược trong tổ chức.
Xây dựng mối quan hệ với các sếp lớn
Việc này cần làm dài hơi, nếu không thì các sếp và mọi người sẽ đánh giá bạn là 1 kẻ giả tạo và chuyên đi bợ đỡ sếp.
Đầu tiên, hãy chăm tham gia đi họp những cuộc họp của tổ chức, nơi các sếp lớn cũng tham gia. Hãy chuẩn bị trước bằng cách nghiên cứu chủ đề và những gì bạn có thể nói / đề xuất / đặt câu hỏi. Hãy đảm bảo là bạn “mở mồm” và mỗi khi nói là những câu thông minh, khéo léo, mang tính xử lý vấn đề. Đừng là người “câm như hến”.
Trong tháng đầu tiên, mình cũng đặt mục tiêu “coffee chat” với tất cả những sếp ở các team khác – những người ngang vai với sếp trực tiếp mình và những người quan trọng mình sẽ làm việc cùng. Việc này giúp tăng tốc độ phối hợp rất nhanh.
Mình cũng để ý xem có những chương trình nào trong tổ chức cho phép mình có cơ hội tương tác với tất cả mọi người, tương tác với các sếp lớn và đem lại các giá trị tích cực không. Vì vậy, khi HR thông báo tìm người tình nguyện tham gia dự án “feedback ambassador” (đại sứ feedback), đi training cho toàn bộ nhân viên và sếp công ty để giúp tạo văn hóa làm việc feedback cởi mở, mình đã ngay lập tức đăng ký. Đây là 1 cơ hội ngàn vàng mình vừa mô tả.
Và đúng là nó giúp tăng profile của mình rất nhiều. Mình vừa được đào tạo về kỹ năng feedback, giao tiếp bởi chuyên gia công ty mời về, vừa có cơ hội tương tác trực tiếp với toàn bộ nhân viên công ty cũng như xây dựng hình ảnh là 1 nhân viên mới tích cực, thông minh, khéo léo với các sếp.
Như vậy, sau này nếu sếp trực tiếp của bạn muốn xin tăng lương hay thăng chức cho bạn thì cũng rất dễ vì các sếp và đồng nghiệp đều biết năng lực của bạn rồi.
Ngoài ra, mình cũng tích cực tham gia các sự kiện ngoài công việc với đồng nghiệp như đi ăn trưa, đi nhậu, đi tập thể thao v.v. để mọi người thường xuyên nhìn thấy mặt mình.
Đến giờ có thể nói là không ai trong tổ chức không biết đến mình, và cả COO cũng có lời khen mình, dù mình là người Việt Nam duy nhất ở đây.
Phù… Lại 1 bài viết đáng lẽ định viết ngắn nhưng cuối cùng gần 3,000 từ. Mong là nó có ích cho các bạn.